Comprendre les modes de fonctionnement des outils de communication en ligne pour mieux travailler demain. Une gymnastique désormais indispensable à l’heure où les entreprises et les individus qui y travaillent sont entre deux lieux, deux états, deux eaux.
Ça y est vous êtes tous en train de retourner au bureau, vous êtes épuisé par l’avalanche de réunions et le changement de vos routines en un mot vous en avez marre de zoom. Il vous a fallu prendre de nouvelles habitudes, vous accoutumer à parler à un écran, supporter la volonté de sur-communication de vos managers qui tout d’un coup se sentent obliger « d’aligner » toutes les équipes sur les décisions à prendre… L’utilisation des outils de communication en ligne à des aspects positifs et négatifs, faisons le point.
1- La distance nous force à mieux travailler
Lorsqu’on analyse les conseils prodigués sur l’utilisation des outils pour les cours à distance ou les conférences : interagir avec votre audience, faire des pauses, limiter de nombre d’informations à transmettre… On s’aperçoit que tous ces conseils sont les mêmes dans la vie réelle.
En fait, la distance nous force à réviser les fondamentaux d’organisation des réunions et à nous améliorer sur plusieurs champs :
− Redéfinir la fonction de chaque réunion
− Travailler l’animation et les interactions
− Développer la culture de la collaboration
− Privilégier un état d’esprit…
Lorsque l’on maîtrise les fondamentaux, la grande différence réside dans la nécessité d’amplification de ces interfaces. Il faut une énergie beaucoup plus importante pour capter l’attention, faire passer vos messages.
2- L’utilisation d’un nouvel outil nécessite un apprentissage
On a tous plongé dans le grand bain de zoom sans aucune formation alors que toute nouvelle interface homme/machine nécessite un apprentissage. Bien sûr, ces outils sont « plug and play» mais ils faut comprendre leur fonctionnement, car ils induisent des modifications dans nos manières de communiquer. Pour mémoire, lire les analyses des sciences cognitives sur des outils comme le mobile : Le troisième cerveau, petite phénoménologie du smartphone de Pierre-Marc de Biasi. Pourquoi ces outils sont-ils si épuisants d’un point de vue physique et psychologique?. D’abord, parce que les éléments non-verbaux ne sont pas utilisables sachant que la communication, c’est 80 % de langage corporel : un acquiescement, un sourire. Créer une véritable interaction est complexe. Lors d’un appel vidéo, il est nécessaire d’être souriant en permanence afin qu’il n’y ait pas de mauvaises interférences.
L’utilisation du logiciel nous amène à être plus positifs.
Tous les registres de communication ne sont pas utilisables : inutile de préciser que le second degré est à bannir ! Impossible de créer une proximité avec une personne que vous ne connaissez pas déjà très bien. De plus, il est souvent difficile d’identifier quel est l’émetteur lorsqu’il y a plus de 4 personnes. Sans parler des innombrables problèmes techniques qui peuvent surgir à tout moment rendant la discussion difficile L’utilisation de zoom nécessité une véritable « hygiène de réunion ». Il est nécessaire de s’imposer des règles de communication : apprendre à être présent et résister à l’envie de multi-tasking, Attirez l’attention de la personne qui s’exprime en utilisant le mode « vue du conférencier ». A lire le mode d’emploi publié par Steven Hickman : « Six ways to Find Balance and Stay Connected »
Ne pas systématiquement utiliser la vidéo conférence. Souvent, un coup de téléphone est suffisant. Choisir le bon outil vs son objectif : Slack, Mail, Zoom, Whatsapp permettent de limiter la dépense d’énergie nécessaire pour une vidéo conférence. Le conseil le plus important est de s’équiper de bon matériel. Vérifier votre niveau de bande passante, acheter vous un casque avec micro, etc. Attention à l’abus des nouvelles formes de représentation sociale qui peuvent créer le malaise chez vos interlocuteurs. Le décor de la résidence secondaire de certains pouvait être insupportable pour ceux qui étaient restés confinés à Paris (Chronique de Louis Morales.
3- Qu’est-ce qui va vraiment changer ? Le Zoom d’après
Après cette phase d’apprentissage où nous allons trouver des trucs et astuces pour optimiser l’utilisation de ces outils faut-il continuer à les utiliser? Le préalable est de questionner la qualité des interfaces ? Les outils digitaux restent sommaires. Peut-on les rendre plus intelligents pour mieux piloter les réunions ? Analyser les temps de parole, les niveaux d’interactivité, les niveaux de consensus, etc. Il est vraisemblable que la réalité virtuelle va permettre de faire un bond dans la fluidité de la communication. Le Pavillon, hub de la VR en France, a fait le point sur les outils disponibles. Cette période nous a montré la nécessité de se former à la fois aux nouveaux outils, mais aussi sur les fondamentaux de la gestion de réunion…. Attention à ne pas utiliser ces outils de manière systématique.
Je dois vous laisser…. J’ai un apéro Zoom … Peut-être l’un des derniers ?!
